Aplikasi E - Office

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang baru. Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government(yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu TI menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem managerial pemerintahan.

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah.

Dengan adanya E-Office di suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

Maksud dan Tujuan

Sistem E-Office ini dimaksudkan untuk memfasilitasi Pemerintah Daerah dalam pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.  Sehingga dengan penerapan sistem e-office ini maka :

1. Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik.
3. Mempercepat pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik.
4. Mewujudkan demokrasi modern yang efektif dan efisien di instansi pemerintah.

Adapun sasaran penerapan Aplikasi e - office di Kabupaten / kota adalah untuk  :

1. Tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
2. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
3. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
4. Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD.

Modul Aplikasi e - office

• Pengaturan data pegawai
• Pengaturan Jabtan dan golongan
• Pengaturan Kategori dan sifat surat
• Surat Masuk/surat keluar 
• Disposisi
• Penomorn surat otomatis
• Timeline perjalanan disposisi
• Tutup disposisi, pengembalian disposisi
• Agenda
• Pengarsipan digital
• Laporan

Keunggullan aplikasi e - office :

1. Data base sistem disimpan secara terpadu di server terpusat
2. Dapat di integrasikandengan sistem lain yang ada di instansi.
3. Sistem bisa dijalankan  baik melalui intranet maupun internet.
4. Sistem diakses secara online dan menampilkan data secara realtime kapan saja dan dimana saja.
5. Menyediakan berbagai laporan yang dibutuhkan baik dan penyajikan data dengan grafis pie chart/bar.
6. Sistem dirancang untuk mudah diakses melalui perangkat mobile seperti smartphone dan tablet.